Dit privacybeleid beschrijft hoe de GeoVoice-app omgaat met persoonsgegevens en andere gebruikers- en apparaatgegevens. De GeoVoice-app is onderdeel van het GeoVoice-platform, dat bestaat uit de App, GeoDesk en Gaia AI. GeoVoice B.V. levert dit platform aan zakelijke klanten, bijvoorbeeld organisaties die veldonderzoek uitvoeren.
Afhankelijk van de functies die je gebruikt, kan GeoVoice de volgende gegevens verwerken:
Accountgegevens, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, gebruikersrol en gegevens die nodig zijn om in te loggen.
Spraakopnames en transcripties. Wanneer je de opnamefunctie gebruikt, verwerkt GeoVoice de door jou gemaakte spraakopname en de tekst en gestructureerde veldgegevens die daaruit worden afgeleid.
Locatie- en tijdgegevens. GeoVoice kan locatie-, coördinaat- en tijdgegevens van veldwerk verwerken en deze koppelen aan een project, meting, toestel of gebruiker.
Foto's. Wanneer je foto's aan een project of veldregistratie toevoegt, worden deze als onderdeel van de projectgegevens verwerkt. Op foto's kunnen incidenteel personen voorkomen.
Project- en veldgegevens. Gegevens die je invoert, inspreekt of aan een project koppelt, waaronder gegevens voor boorprofielen, rapportages en andere veldregistraties.
Technische gegevens, zoals IP-adres, toestelkenmerken, tijdstippen en technische logbestanden die nodig zijn voor het functioneren, beveiligen, monitoren en ondersteunen van de dienst.
Deze categorieën sluiten aan op de verwerking die voor het GeoVoice-platform in onze verwerkersovereenkomst is beschreven.
GeoVoice verwerkt deze gegevens om het platform te leveren en te ondersteunen. Dit omvat onder andere:
gebruikers toegang geven tot hun account, projecten en functies;
project- en veldgegevens invoeren, opslaan en synchroniseren;
spraakopnames omzetten naar tekst en gestructureerde veldgegevens;
boorprofielen en andere veldregistraties opstellen;
gegevens structureren en controleren;
functies van Gaia AI leveren, zoals voorstellen en conceptteksten;
rapportages en exports genereren;
foto's en locatiegegevens aan veldregistraties koppelen;
back-ups maken;
technische fouten opsporen en oplossen;
beveiliging, onderhoud en ondersteuning van het platform.
GeoVoice gebruikt persoonsgegevens die het namens klanten verwerkt niet voor eigen commerciële doeleinden en gebruikt klantdata niet om AI-modellen voor andere klanten te trainen.
De GeoVoice-app gebruikt de microfoon wanneer je zelf een functie activeert waarvoor spraakopname nodig is.
GeoVoice gebruikt deze opname om gesproken informatie om te zetten naar tekst en gestructureerde veldgegevens, zoals gegevens voor een boorprofiel.
Spraakopnames kunnen als onderdeel van de projectgegevens worden opgeslagen zodat de oorspronkelijke opname later kan worden teruggeluisterd. De klant kan opnames verwijderen.
GeoVoice gebruikt spraakopnames niet voor gezichts- of stemherkenning, identificatie van personen of andere biometrische doeleinden.
GeoVoice kan locatie- en tijdgegevens verwerken wanneer die nodig zijn om veldwerk of een registratie aan de juiste plaats te koppelen.
Locatiegegevens kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een boring, project, toestel of gebruiker.
GeoVoice gebruikt deze locatiegegevens voor de uitvoering van de functies van het GeoVoice-platform en niet voor advertenties of het volgen van gebruikers voor marketingdoeleinden. De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatige inzet van locatiegegevens bij zijn gebruikers.
Als je vanuit GeoVoice foto's maakt of toevoegt, verwerkt GeoVoice deze als onderdeel van de project- of veldgegevens.
Foto's kunnen informatie over een onderzoekslocatie bevatten en er kunnen incidenteel personen op voorkomen.
GeoVoice gebruikt foto's alleen voor het betreffende project en de functies die de klant binnen het GeoVoice-platform gebruikt.
De GeoVoice-app kan gegevens lokaal op het toestel bewaren, bijvoorbeeld om in het veld te kunnen werken en gegevens later te synchroniseren met het GeoVoice-platform.
Lokale gegevens van de app worden versleuteld op het toestel opgeslagen. Gegevens worden tijdens transport beveiligd met TLS 1.2 of hoger. GeoVoice kan de toegang van een gemeld verloren of gestolen toestel op afstand intrekken.
GeoVoice deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is om het platform te leveren, wanneer de klant daarvoor opdracht of toestemming heeft gegeven, of wanneer GeoVoice wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
GeoVoice gebruikt hiervoor een aantal gespecialiseerde dienstverleners. Deze partijen treden waar van toepassing op als subverwerker.
Op dit moment gaat het volgens onze verwerkersovereenkomst om onder andere:
OpenAI — voor spraak-naar-tekst en taalmodellen die worden gebruikt voor Gaia AI.
Anthropic — voor taalmodellen die worden gebruikt voor Gaia AI.
Sentry — voor foutopsporing en analyse van technische fouten en mislukte aanroepen.
PostHog — voor foutmeldingen, monitoring en ondersteuning.
Cloudflare — voor hosting van de applicatie, database en bestandsopslag.
Resend — voor automatische systeemmails, bijvoorbeeld rondom registratie en wachtwoordherstel.
De actuele lijst van subverwerkers kan veranderen. GeoVoice houdt deze lijst bij.
GeoVoice streeft ernaar de primaire verwerking en opslag van klantgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te laten plaatsvinden.
Voor bepaalde ondersteunende diensten kunnen subverwerkers gegevens buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruikt GeoVoice passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework.
De huidige subverwerkers en de gebruikte waarborgen staan beschreven in onze verwerkersovereenkomst.
GeoVoice neemt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en andere onrechtmatige verwerking.
Daaronder vallen onder andere:
versleuteling tijdens transport;
versleuteling van opgeslagen klantgegevens;
versleutelde lokale opslag in de app;
rollen en toegangsrechten;
tweestapsverificatie voor beheerdersaccounts van GeoVoice;
logging van toegang;
gescheiden productie-, test- en ontwikkelomgevingen;
versleutelde back-ups;
monitoring van beschikbaarheid en foutmeldingen;
periodieke beveiligings- en kwetsbaarheidstests.
Meer details staan in de beveiligingsmaatregelen bij onze
De bewaartermijn hangt in beginsel af van de overeenkomst tussen GeoVoice en de klant en van de keuzes die de klant binnen het platform maakt.
Na beëindiging van de overeenkomst blijven klantgegevens volgens de huidige afspraken maximaal zes maanden beschikbaar om te exporteren. Daarna verwijdert GeoVoice de persoonsgegevens binnen 30 dagen.
Wanneer de klant om eerdere verwijdering vraagt, verwijdert GeoVoice de betreffende persoonsgegevens binnen 30 dagen.
Back-ups worden vervolgens volgens de back-upcyclus verwijderd, uiterlijk 30 dagen nadat de gegevens uit de productieomgeving zijn verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
Accounts voor de GeoVoice-app worden niet door gebruikers zelf aangemaakt. GeoVoice maakt accounts aan als zakelijke beheerder, of een gebruiker wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een organisatie door de zakelijke beheerder van die organisatie.
De zakelijke beheerder bepaalt welke accounts toegang hebben tot de organisatie en kan accounts toegang tot de organisatie ontzeggen of verwijderen.
Wil je persoonsgegevens of je gebruikersaccount laten verwijderen en kun je dat niet zelf binnen het platform? Neem dan in eerste instantie contact op met de organisatie waarvoor je GeoVoice gebruikt. Je kunt daarnaast contact opnemen met GeoVoice via info@geovoice.nl.
Als een samenwerking tussen een organisatie en GeoVoice wordt beëindigd, bewaren wij de gegevens nog zes maanden. Hierna verwijderen wij deze binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
Afhankelijk van de situatie heb je op grond van de AVG onder andere recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens en in bepaalde gevallen op beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid.
Omdat GeoVoice bij het gebruik door klanten doorgaans als verwerker optreedt, moet je een privacyverzoek in eerste instantie richten aan de organisatie waarvoor je GeoVoice gebruikt.
Ontvangt GeoVoice rechtstreeks een verzoek dat betrekking heeft op gegevens die namens een klant worden verwerkt, dan stuurt GeoVoice dat verzoek door naar de betreffende klant en ondersteunt GeoVoice de klant bij de afhandeling.
De GeoVoice-app is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens.
Klanten en gebruikers worden gevraagd dergelijke gegevens niet via de app in te voeren of in te spreken.
Project- en veldgegevens kunnen persoonsgegevens van andere personen bevatten, bijvoorbeeld namen of adressen van contactpersonen, opdrachtgevers, bewoners of eigenaren van onderzoekslocaties.
De klant die deze gegevens in GeoVoice verwerkt is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan. GeoVoice verwerkt deze gegevens namens de klant voor het leveren van het platform.
GeoVoice verkoopt persoonsgegevens die via de GeoVoice-app worden verwerkt niet aan derden.
GeoVoice gebruikt klantgegevens niet voor advertentiedoeleinden.
Voor klanten van GeoVoice gelden aanvullende afspraken over de verwerking van persoonsgegevens.
Deze afspraken zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst van GeoVoice. Daarin staan onder andere afspraken over beveiliging, subverwerkers, datalekken, verwijdering van gegevens en internationale doorgiften.
GeoVoice kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, de app, gebruikte leveranciers of toepasselijke wet- en regelgeving veranderen.
Op deze pagina staat steeds de actuele versie en de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.
GeoVoice, Bolstoen 13a, 1046 AS Amsterdam — info@geovoice.nl